Standaardisatie
Start Werkwijze Ontwikkelomgeving Oplossingen Ondersteuning
Diamantdijk 168
4706 HC Roosendaal
Telefoon
Fax
E-mail

(0165) 521 811
(0165) 570 116
info@adex-it.com

 


Met het oog op een efficiënte inrichting van Microsoft Office biedt Adex Software Solutions standaardisatie op het gebied van Word, Excel, PowerPoint en Outlook.

Het doel hiervan is een stabiele gestandaardiseerde omgeving binnen de organisatie te realiseren, waarin uiteindelijk in principe iedere medewerker op de eigen werkplek van een up-to-date Office omgeving is voorzien. Hierbij is uniformiteit van de huisstijl van evident belang.

Elke brief of ander document wordt gemaakt op basis van standaard sjablonen. Elk type document krijgt hierdoor dezelfde opmaak mee; uniformiteit is een feit geworden.
Wijzigingen in huisstijl, nieuwe medewerkers, wijzigingen in adres- of contactgegevens, het is niet meer dan een simpele, korte handeling.
Een ander voordeel in de enorme tijdwinst, die wel op kan lopen tot 80% besparing bij het opstellen van een document. Uw organisatie gaat wellicht ook gebukt onder de spanning van reorganisaties en een afgeslankt personeelsbestand. De medewerkers moeten meer en meer taken overnemen en dan kan een brief opstellen in 2 minuten in plaats van 10 minuten enorme voordelen opleveren on de toenemende werkdruk enigszins het hoofd te bieden.

In de volgende beschrijving wordt de werking van een brief sjabloon beschreven. Deze werkwijze geldt voor alle sjablonen behalve dat de invoer van gegevens kan per sjabloon verschillen.

De sjablonen worden opgemaakt waarbij moderne technieken als tekstvakken, documenteigenschappen en het gebruik van kop en voetteksten zorgen voor een juiste en niet aanpasbare instellingen van de huisstijl.

De sjablonen worden aangeboden via een mappenstructuur waarbij Microsoft Word automatisch een dialoogvenster opmaakt als Bestand-Nieuw wordt gebruikt. Toevoegen en verwijderen van sjablonen hoeft niet meer in de programmatuur maar kan eenvoudig door de sjabloon te plaatsen in de sjablonenmap van Microsoft Word. De gebruiker krijgt alleen die documenten die voor hem of haar beschikbaar worden gesteld op het netwerk.
Door gebruikt te maken van het standaard dialoogvenster van Microsoft Word kan het toevoegen en verwijderen van sjablonen eenvoudig door de beheerder gerealiseerd worden zonder specialistische kennis van Microsoft Word.

Voor het aanmaken van nieuwe documenten wordt een beveiligde centrale macro gebruikt (niet normal.dot). In deze macro worden functionaliteiten als opvragen en invoeren dialoogvensters, standaard instellingen, invulling documenteigenschappen, geprogrammeerd.

Via dialoogvensters met een vaste invoer (naam, adres, woonplaats) en een variabele invoer (afhankelijk van de in de sjabloon gedefinieerde documenteigenschappen) wordt de gebruiker gevraagd om deze gegevens van de sjabloon in te voeren. Daarnaast kan de gebruiker uiteraard ook zelf de tekst van het document aanpassen wanneer dit is toegestaan.

De invoer in de dialoogvensters van vaste en variabele gegevens wordt in een scherm ondergebracht waarbij de invoer in de documenteigenschappen van het document worden geplaatst. De gebruiker kan de macro opnieuw aanroepen en vervolgens de ingevoerde gegevens aanpassen.

Voor de ondertekening van documenten wordt gebruik gemaakt van een tekstbestand die door de beheerder (of optioneel door de gebruiker) gewijzigd kan worden. Voor de ondertekening van het document wordt dit bestand uitgelezen waardoor de gebruiker altijd beschikt over de laatste gegevens. Standaard gegevens als afdeling, functie, doorkiesnummer en e-mailadres worden ingelezen en op de juiste plaats in het document gezet.
Afhankelijk van de ondertekening kan het document ook voorzien worden van specifieke gegevens per afdeling. Hierbij kan dan uiteindelijk volstaan worden met bijvoorbeeld één standaard brief die door alle afdelingen gebruikt kan worden.

Alle dialoogvensters worden als object aangemaakt in Microsoft Word waardoor toekomstige wijzigingen eenvoudig kunnen worden aangebracht.

Naar aanleiding van ingevoerde gegevens en het geselecteerde sjabloon kan een vaste opslagstructuur gerealiseerd worden. Zo hoeft de gebruiker niet te bepalen waar het document opgeslagen moet worden en is voor andere gebruikers duidelijk waar documenten zijn op te vragen.
Een aantal velden uit de documenteigenschappen worden gebruikt in het overzicht wanneer documenten opnieuw geopend moeten worden. Dit geeft de gebruiker een duidelijk beeld wel document opgevraagd moet worden.

Door standaardisatie van de programmacode is het eenvoudig in de toekomst wijzigingen en aanvullingen aan te brengen.